CFS là gì? Giấy chứng nhận lưu hành tự do và khi nào cần

CFS là viết tắt của Certificate of Free Sale — giấy chứng nhận lưu hành tự do. Đây là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận hàng hoá ghi trong giấy được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại chính nước đó. Với doanh nghiệp Việt Nam, CFS là giấy tờ hải quan và cơ quan quản lý nhiều nước nhập khẩu yêu cầu trước khi cho hàng vào thị trường của họ.

Bài viết này giải thích CFS là gì theo đúng quy định đang áp dụng (Nghị định 69/2018/NĐ-CP), khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có, cơ quan nào cấp cho từng nhóm sản phẩm, và những điểm dễ nhầm giữa CFS với các loại giấy khác.

1. CFS là gì?

Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 69/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương, giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là văn bản chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu hàng hoá ghi trong CFS, để chứng nhận rằng hàng hoá đó được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu.

Quy định cũng nêu rõ: CFS bao gồm cả các văn bản có nội dung tương đương. Vì vậy, tuỳ nước và tuỳ ngành hàng, giấy có thể mang tên khác nhau mà vẫn được chấp nhận:

• Certificate of Free Sale (CFS)
• Free Sale Certificate (FSC)
• Certificate for Export
• Certificate of Marketability

Điểm nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm: CFS không phải là giấy chứng nhận chất lượng. CFS chỉ xác nhận tình trạng pháp lý — sản phẩm đang được bán hợp pháp ở nước sản xuất. Chỉ tiêu chất lượng, an toàn vi sinh, kim loại nặng… là nội dung của phiếu kiểm nghiệm và hồ sơ công bố, không nằm trong CFS.

2. Khi nào doanh nghiệp cần CFS?

Có hai tình huống hoàn toàn khác nhau, nhưng rất hay bị gộp làm một.

2.1. CFS cho hàng hoá nhập khẩu vào Việt Nam

Điều 10 Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định: hàng hoá nhập khẩu thuộc danh mục tại Phụ lục V của nghị định thì khi nhập khẩu hoặc khi đăng ký lưu hành, thương nhân phải nộp CFS do nước xuất khẩu cấp. Nói cách khác, đây là CFS do nước ngoài cấp và doanh nghiệp Việt Nam là bên phải đi xin từ đối tác.

Với nhóm hàng này, cơ quan Việt Nam có thể yêu cầu CFS được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2.2. CFS cho hàng hoá Việt Nam xuất khẩu

Đây là trường hợp phổ biến hơn với khách hàng của chúng tôi. Theo Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, cơ quan nhà nước Việt Nam cấp CFS cho hàng xuất khẩu khi có đủ hai điều kiện:

• Thương nhân xuất khẩu có yêu cầu — tức là cơ quan không tự cấp, doanh nghiệp phải chủ động nộp hồ sơ.
• Hàng hoá có tiêu chuẩn công bố áp dụng phù hợp quy định pháp luật hiện hành (tiêu chuẩn cơ sở, TCVN, QCVN hoặc tiêu chuẩn quốc tế được viện dẫn).

Trên thực tế, doanh nghiệp đi xin CFS khi nhà nhập khẩu hoặc cơ quan quản lý nước sở tại yêu cầu trong bộ chứng từ. Các thị trường thường xuyên đòi CFS với thực phẩm, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm gồm Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan, các nước Trung Đông, Ấn Độ và nhiều nước ASEAN.

3. Phân biệt CFS với các loại giấy hay bị nhầm

Trong bộ chứng từ xuất khẩu thực phẩm thường có vài loại giấy nghe na ná nhau. Bảng dưới đây giúp phân biệt nhanh:

Khác biệt dễ nhớ nhất: CFS gắn với sản phẩm và tình trạng pháp lý; HC gắn với lô hàng cụ thể và chỉ tiêu an toàn. Nhiều nước yêu cầu cả hai. Nếu sản phẩm của bạn chưa có hồ sơ công bố, hãy xử lý bước đó trước — xem hướng dẫn trong bài Tất tần tật về công bố sản phẩm.

4. Một CFS hợp lệ phải có những nội dung gì?

Khoản 3 Điều 10 Nghị định 69/2018/NĐ-CP liệt kê các thông tin tối thiểu. Đây cũng là danh sách bạn nên dùng để soát CFS do đối tác nước ngoài gửi sang:

1. Tên cơ quan, tổ chức cấp CFS.
2. Số, ngày cấp CFS.
3. Tên sản phẩm, hàng hoá được cấp CFS.
4. Loại hoặc nhóm sản phẩm, hàng hoá được cấp CFS.
5. Tên và địa chỉ của nhà sản xuất.
6. Nội dung khẳng định sản phẩm được sản xuất và được phép bán tự do tại thị trường nước sản xuất hoặc nước cấp CFS.
7. Họ tên, chữ ký của người ký CFS và dấu của cơ quan cấp.

Thiếu bất kỳ mục nào trong danh sách này, CFS có thể bị cơ quan hải quan hoặc cơ quan quản lý từ chối. Với CFS do Việt Nam cấp cho hàng xuất khẩu, giấy được cấp bằng tiếng Anh. Nếu nước nhập khẩu yêu cầu dùng mẫu riêng của họ, cơ quan cấp sẽ xem xét cấp theo mẫu đó.

5. Cơ quan nào cấp CFS cho sản phẩm của bạn?

Nghị định 69/2018/NĐ-CP không giao cho một đầu mối duy nhất. Phụ lục V của nghị định chia danh mục hàng hoá theo bộ quản lý chuyên ngành, và bộ nào quản sản phẩm thì bộ đó cấp CFS. Với nhóm thực phẩm và sản phẩm liên quan, phân công hiện nay như sau:

• Bộ Y tế (Cục An toàn thực phẩm): thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất, phụ gia thực phẩm, nước uống đóng chai, nước khoáng thiên nhiên, mỹ phẩm, thuốc, trang thiết bị y tế, hoá chất diệt côn trùng gia dụng và y tế.
• Bộ Nông nghiệp và Môi trường: giống cây trồng, vật nuôi, thuỷ sản; nông sản, lâm sản, thuỷ sản, muối; thức ăn chăn nuôi và thức ăn thuỷ sản; phân bón; thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật; sản phẩm nông lâm thuỷ sản đã qua sơ chế, chế biến.
• Bộ Công Thương: thực phẩm chế biến công nghiệp (bánh kẹo, dầu thực vật, rượu bia, nước giải khát, sữa chế biến, tinh bột), hoá chất công nghiệp, và những hàng hoá không thuộc thẩm quyền quản lý của các bộ khác.

Với các nhóm hàng ngoài thực phẩm (vật liệu xây dựng, thiết bị viễn thông, phương tiện vận tải, sách giáo khoa, thiết bị thể thao…), hãy tra trực tiếp Phụ lục V để xác định đúng bộ quản lý. Lưu ý thêm: Phụ lục V được ban hành năm 2018 nên vẫn ghi tên bộ theo cơ cấu khi đó; sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, chức năng cấp CFS chuyển sang bộ tiếp nhận tương ứng — rõ nhất là Bộ Nông nghiệp và Môi trường tiếp nhận phần việc của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũ.

Cập nhật tháng 11/2026: đầu mối an toàn thực phẩm đang về một mối

Ngày 09/11/2026, Kết luận số 114 của Bộ Chính trị đặt ra định hướng chấm dứt mô hình nhiều bộ cùng quản lý an toàn thực phẩm: chức năng quản lý nhà nước về an toàn thực phẩm của Bộ Nông nghiệp và Môi trường cùng Bộ Công Thương sẽ kết thúc, chuyển về Cục An toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế; ở địa phương, các chi cục an toàn thực phẩm được thống nhất về Sở Y tế.

Đây là định hướng chính trị, chưa phải văn bản sửa đổi Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Tại thời điểm bài viết, hồ sơ CFS vẫn nộp theo phân công tại Phụ lục V. Tuy nhiên doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu trong năm 2027 nên theo dõi sát, vì đầu mối tiếp nhận hồ sơ nhiều khả năng sẽ thay đổi.

6. CFS bị thu hồi trong trường hợp nào?

Khoản 4 Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP nêu hai trường hợp cơ quan cấp thu hồi CFS đã cấp:

• Thương nhân giả mạo chứng từ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị cấp CFS.
• CFS được cấp cho hàng hoá mà hàng hoá đó không phù hợp với tiêu chuẩn công bố áp dụng.

Ngoài ra, nếu hồ sơ chưa đủ căn cứ hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật đối với CFS đã cấp trước đó, cơ quan cấp được quyền kiểm tra thực tế tại nơi sản xuất.

7. Năm lỗi khiến hồ sơ CFS bị trả lại

Từ các hồ sơ FOTEKCO đã hỗ trợ, đây là những lỗi lặp lại nhiều nhất:

1. Chưa có tiêu chuẩn công bố áp dụng. Đây là điều kiện luật định, không phải thủ tục phụ. Sản phẩm chưa tự công bố hoặc chưa đăng ký bản công bố thì gần như chắc chắn bị trả hồ sơ.
2. Tên sản phẩm trên đơn khác với tên trên nhãn và trên bản công bố. Chỉ lệch một chữ, ví dụ thêm bớt dung tích hay hương vị, là đã phải làm lại.
3. Mã HS khai sai nhóm. Mã HS quyết định bộ nào có thẩm quyền; khai sai dẫn tới nộp nhầm cơ quan và mất thêm vài ngày.
4. Bản tiếng Anh của đơn đề nghị dịch sơ sài. Đơn phải là bản song ngữ Việt — Anh; tên sản phẩm tiếng Anh nên trùng với tên ghi trên nhãn xuất khẩu, vì tên này sẽ được in lên CFS.
5. Xin CFS quá sớm hoặc quá muộn. Nhiều nhà nhập khẩu chỉ chấp nhận CFS cấp trong vòng 6–12 tháng gần nhất. Hãy hỏi rõ yêu cầu này trước khi nộp hồ sơ.

Nếu cơ sở sản xuất chưa có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, nên xử lý song song, vì một số cơ quan yêu cầu xuất trình khi thẩm định. Tham khảo thủ tục xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm và quy định về hiệu lực, cấp lại giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện.

8. Hỏi đáp nhanh về giấy chứng nhận lưu hành tự do

CFS có thời hạn bao lâu?

Nghị định 69/2018/NĐ-CP không quy định thời hạn hiệu lực chung cho CFS. Thời hạn chấp nhận do nước nhập khẩu đặt ra; phổ biến là CFS phải được cấp trong vòng 6 tháng đến 2 năm tính đến ngày làm thủ tục. Hãy lấy yêu cầu cụ thể từ nhà nhập khẩu trước khi nộp hồ sơ.

Xin CFS mất bao lâu?

Thời hạn cấp CFS không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày thương nhân nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan cấp thông báo để bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận. Trường hợp không cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Phí nhà nước khi xin CFS là bao nhiêu?

Với sản phẩm thực phẩm xuất khẩu thuộc quyền quản lý của Bộ Y tế, mức phí thẩm định là 1.000.000 đồng cho một sản phẩm, theo Thông tư 279/2016/TT-BTC về phí trong công tác an toàn vệ sinh thực phẩm. Các bộ khác áp dụng mức phí riêng theo lĩnh vực.

Sản phẩm chưa tự công bố có xin được CFS không?

Không. Điều kiện bắt buộc là hàng hoá phải có tiêu chuẩn công bố áp dụng. Doanh nghiệp cần hoàn tất tự công bố hoặc đăng ký bản công bố sản phẩm trước, sau đó mới nộp hồ sơ CFS.

CFS cấp cho công ty hay cho sản phẩm?

CFS cấp cho thương nhân xuất khẩu đối với sản phẩm cụ thể ghi trong giấy. Một CFS có thể liệt kê nhiều sản phẩm cùng nhóm, nhưng phí và cách tính thường theo từng sản phẩm. Đổi tên sản phẩm, đổi nhà sản xuất hay đổi quy cách thì phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung.

CFS có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?

CFS do Việt Nam cấp cho hàng xuất khẩu thì tuỳ yêu cầu của nước nhập khẩu, nhiều nước đòi hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện của họ. Ngược lại, với CFS nước ngoài dùng cho hàng nhập vào Việt Nam, cơ quan quản lý có thể yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

9. Cần hỗ trợ hồ sơ CFS?

FOTEKCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tiêu chuẩn công bố áp dụng, xác định đúng bộ quản lý theo mã HS, soạn đơn đề nghị song ngữ và theo hồ sơ đến khi nhận kết quả. Xem thêm các bài trong chuyên mục Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), hoặc liên hệ hotline ghi ở chân trang để được tư vấn theo đúng nhóm sản phẩm của bạn.

Căn cứ pháp lý được dẫn trong bài: Luật Quản lý ngoại thương 2017; Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Điều 3, Điều 10, Điều 11, Phụ lục V); Thông tư 279/2016/TT-BTC; Kết luận 114 của Bộ Chính trị ngày 09/11/2026. Bài viết cập nhật tháng 11/2026.