Tóm tắt nhanh: hồ sơ xin giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) cho hàng xuất khẩu gồm 4 đầu mục, nộp 01 bộ tại bộ quản lý chuyên ngành của sản phẩm, thời hạn cấp không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ. Điều kiện bắt buộc là sản phẩm đã có tiêu chuẩn công bố áp dụng.
Bài viết hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục xin giấy phép CFS xuất khẩu theo Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP: chuẩn bị gì trước khi nộp, hồ sơ gồm những giấy tờ nào, nộp ở đâu theo từng nhóm sản phẩm, phí nhà nước, và các lỗi khiến hồ sơ bị trả lại.
Mục Lục:
- 1. Ba việc cần hoàn tất trước khi nộp hồ sơ CFS
- 2. Hồ sơ xin cấp CFS gồm những gì?
- 3. Nộp hồ sơ CFS ở đâu?
- 4. Trình tự thực hiện và thời gian
- 5. Phí nhà nước khi xin CFS
- 6. Sửa đổi, bổ sung và cấp lại CFS
- 7. Sáu lỗi khiến hồ sơ CFS phải làm lại
- 8. Cập nhật tháng 11/2026: đầu mối tiếp nhận có thể thay đổi
- 9. Hỏi đáp về thủ tục xin CFS
- 10. Hỗ trợ từ FOTEKCO
1. Ba việc cần hoàn tất trước khi nộp hồ sơ CFS
Phần lớn hồ sơ bị trả lại không phải vì viết đơn sai, mà vì doanh nghiệp nộp khi chưa đủ điều kiện. Hãy kiểm tra ba việc sau:
- Sản phẩm đã có tiêu chuẩn công bố áp dụng. Khoản 1 Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP đặt đây là điều kiện bắt buộc. Với thực phẩm, tiêu chuẩn này thể hiện qua bản tự công bố sản phẩm hoặc bản đăng ký công bố sản phẩm đã được tiếp nhận.
- Xác định đúng mã HS của sản phẩm. Mã HS quyết định bộ nào có thẩm quyền cấp CFS. Khai nhầm nhóm sẽ dẫn tới nộp sai cơ quan.
- Hỏi rõ nhà nhập khẩu yêu cầu gì. Một số nước yêu cầu CFS theo mẫu riêng của họ, một số yêu cầu CFS phải được hợp pháp hoá lãnh sự, một số chỉ chấp nhận CFS cấp trong vòng 6–12 tháng gần nhất. Biết trước sẽ tránh phải xin lại.
Nếu sản phẩm chưa có hồ sơ công bố, hãy xử lý bước đó trước — tham khảo hướng dẫn công bố sản phẩm đầy đủ.
2. Hồ sơ xin cấp CFS gồm những gì?
Theo điểm a khoản 3 Điều 11 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
2.1. Văn bản đề nghị cấp CFS — 1 bản chính
Đơn phải làm song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, nêu rõ: tên hàng, mã HS của hàng hoá, số chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm hoặc số đăng ký, số hiệu tiêu chuẩn (nếu có), thành phần và hàm lượng hợp chất (nếu có), nước nhập khẩu hàng hoá.
2.2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp — 1 bản sao
Chấp nhận giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Bản sao phải có đóng dấu của thương nhân.
2.3. Danh mục các cơ sở sản xuất (nếu có) — 1 bản chính
Ghi tên và địa chỉ của từng cơ sở, kèm mặt hàng xuất khẩu tương ứng. Doanh nghiệp thuê gia công nên khai đúng cơ sở gia công thực tế, vì tên nhà sản xuất sẽ được in lên CFS.
2.4. Bản tiêu chuẩn công bố áp dụng — 1 bản sao
Nộp kèm cách thể hiện tiêu chuẩn đó: trên nhãn hàng hoá, trên bao bì hoặc trên tài liệu kèm theo sản phẩm. Bản sao có đóng dấu của thương nhân.
Một số cơ quan còn yêu cầu bổ sung giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoặc chứng nhận GMP, HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực đối với nhóm sản phẩm đặc thù. Nên hỏi trước bộ phận một cửa để chuẩn bị đủ ngay từ đầu.
3. Nộp hồ sơ CFS ở đâu?
Nghị định 69/2018/NĐ-CP không giao cho một đầu mối duy nhất: Phụ lục V phân chia danh mục hàng hoá theo bộ quản lý chuyên ngành, bộ nào quản sản phẩm thì bộ đó cấp CFS. Với nhóm thực phẩm và sản phẩm liên quan:
| Nhóm sản phẩm | Cơ quan tiếp nhận hồ sơ CFS |
|---|---|
| Thực phẩm chức năng, phụ gia thực phẩm, nước uống đóng chai, nước khoáng, mỹ phẩm | Cục An toàn thực phẩm — Bộ Y tế |
| Nông sản, lâm sản, thuỷ sản, muối, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y | Bộ Nông nghiệp và Môi trường |
| Bánh kẹo, dầu thực vật, sữa chế biến, rượu bia, nước giải khát, tinh bột | Bộ Công Thương |
| Hàng hoá không thuộc quản lý của bộ nào khác | Bộ Công Thương |
Cách thức nộp: trực tiếp, qua đường bưu điện, hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công nếu cơ quan đã triển khai. Với sản phẩm thuộc Bộ Y tế, hồ sơ gửi về Cục An toàn thực phẩm.
Nhóm hàng ngoài thực phẩm — vật liệu xây dựng, thiết bị viễn thông, phương tiện vận tải, thiết bị dạy học, sản phẩm thể thao… — tra trực tiếp Phụ lục V để xác định bộ quản lý. Lưu ý Phụ lục V ban hành năm 2018 nên ghi tên bộ theo cơ cấu khi đó; sau đợt sắp xếp bộ máy năm 2025, chức năng cấp CFS chuyển sang bộ tiếp nhận tương ứng.
4. Trình tự thực hiện và thời gian
Bước 1 — Nộp hồ sơ. Thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ tới cơ quan cấp CFS theo nhóm sản phẩm.
Bước 2 — Cơ quan kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy định, cơ quan cấp CFS thông báo để thương nhân hoàn thiện trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
Bước 3 — Thẩm định, kiểm tra thực tế khi cần. Trường hợp hồ sơ chưa đủ căn cứ để cấp CFS, hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật đối với các CFS đã cấp trước đó, cơ quan cấp được kiểm tra tại nơi sản xuất.
Bước 4 — Nhận kết quả. Thời hạn cấp CFS không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày thương nhân nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Trường hợp không cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong thực tế, tổng thời gian từ lúc doanh nghiệp bắt đầu chuẩn bị đến lúc cầm CFS thường dài hơn 3 ngày làm việc, vì phần lớn thời gian nằm ở khâu rà soát tiêu chuẩn công bố, thống nhất tên sản phẩm tiếng Anh và hoàn thiện bản dịch — không phải ở khâu cơ quan xử lý.
5. Phí nhà nước khi xin CFS
Với sản phẩm thực phẩm xuất khẩu thuộc quyền quản lý của Bộ Y tế, mức phí thẩm định là 1.000.000 đồng cho một sản phẩm, áp dụng theo Thông tư 279/2016/TT-BTC quy định mức thu phí trong công tác an toàn vệ sinh thực phẩm. Không có lệ phí kèm theo.
Các bộ quản lý khác áp dụng biểu phí riêng theo lĩnh vực. Khi lập dự toán cho lô xuất khẩu, hãy nhân mức phí với số sản phẩm thực sự cần CFS, vì phí tính theo sản phẩm chứ không theo bộ hồ sơ.
6. Sửa đổi, bổ sung và cấp lại CFS
Khi sản phẩm đổi tên thương mại, đổi quy cách, đổi nhà sản xuất, hoặc CFS bị mất, hỏng, ghi sai thông tin, thương nhân làm thủ tục sửa đổi, bổ sung, cấp lại. Theo điểm đ khoản 3 Điều 11, cơ quan cấp xử lý trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý hai trường hợp bị thu hồi CFS đã cấp theo khoản 4 Điều 11: thương nhân giả mạo chứng từ, tài liệu trong hồ sơ; hoặc hàng hoá không phù hợp với tiêu chuẩn công bố áp dụng.
7. Sáu lỗi khiến hồ sơ CFS phải làm lại
Tổng hợp từ các hồ sơ FOTEKCO đã hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu:
- Nộp khi sản phẩm chưa có bản công bố. Đây là lỗi phổ biến nhất và không thể khắc phục bằng cách giải trình.
- Tên sản phẩm trên đơn khác với tên trên nhãn và bản công bố. Lệch một chữ về dung tích hay hương vị cũng phải sửa đơn.
- Tên tiếng Anh tự đặt, không khớp nhãn xuất khẩu. Tên này được in nguyên văn lên CFS; sai thì nhà nhập khẩu không dùng được và phải xin cấp lại.
- Mã HS khai theo cảm tính. Khai sai nhóm dẫn tới nộp nhầm bộ quản lý, mất thời gian chuyển hồ sơ.
- Bản sao không đóng dấu doanh nghiệp. Quy định ghi rõ bản sao phải có đóng dấu của thương nhân — cơ quan tiếp nhận kiểm tra rất kỹ mục này.
- Khai thiếu cơ sở gia công. Doanh nghiệp thương mại thuê nhà máy khác sản xuất mà chỉ khai địa chỉ công ty mình, dẫn tới CFS ghi sai nhà sản xuất.
Nếu cơ sở sản xuất chưa có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, nên làm song song — xem thủ tục xin giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm 2026.
8. Cập nhật tháng 11/2026: đầu mối tiếp nhận có thể thay đổi
Ngày 09/11/2026, Kết luận số 114 của Bộ Chính trị đặt định hướng kết thúc chức năng quản lý nhà nước về an toàn thực phẩm của Bộ Nông nghiệp và Môi trường và Bộ Công Thương, chuyển về Cục An toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế; ở địa phương, chi cục an toàn thực phẩm thống nhất về Sở Y tế.
Đây là định hướng, chưa phải văn bản sửa đổi Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Tại thời điểm bài viết, hồ sơ CFS vẫn nộp theo phân công tại Phụ lục V như mục 3. Doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu trong năm 2027 nên xác nhận lại đầu mối tiếp nhận trước khi gửi hồ sơ.
9. Hỏi đáp về thủ tục xin CFS
Xin CFS mất bao nhiêu ngày?
Không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định. Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan thông báo trong 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận để doanh nghiệp bổ sung, và thời hạn 3 ngày cấp giấy được tính lại từ khi hồ sơ hoàn chỉnh.
Doanh nghiệp thương mại không có nhà máy có xin được CFS không?
Có. Điều kiện là thương nhân xuất khẩu có yêu cầu và hàng hoá có tiêu chuẩn công bố áp dụng. Trường hợp này phải khai danh mục cơ sở sản xuất thực tế (đơn vị gia công) kèm mặt hàng tương ứng.
Một CFS ghi được bao nhiêu sản phẩm?
CFS có thể liệt kê nhiều sản phẩm cùng loại hoặc cùng nhóm. Tuy nhiên phí thẩm định tính theo từng sản phẩm, và nhiều nhà nhập khẩu muốn CFS riêng cho từng mặt hàng để tiện làm thủ tục tại nước họ.
CFS cấp bằng tiếng gì?
CFS cho hàng xuất khẩu được cấp bằng tiếng Anh và phải có đủ các thông tin tối thiểu theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Nếu nước nhập khẩu yêu cầu dùng mẫu riêng, cơ quan cấp xem xét cấp theo mẫu đó.
CFS có cần hợp pháp hoá lãnh sự không?
Tuỳ yêu cầu của nước nhập khẩu. Nhiều thị trường đòi CFS được hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của họ tại Việt Nam. Nên xác nhận với nhà nhập khẩu ngay từ đầu để sắp xếp thời gian.
CFS và giấy chứng nhận y tế (HC) có thay thế nhau được không?
Không. CFS xác nhận sản phẩm được phép lưu hành tự do tại Việt Nam; giấy chứng nhận y tế xác nhận lô hàng đạt yêu cầu về an toàn thực phẩm. Nhiều nước yêu cầu cả hai trong cùng bộ chứng từ.
10. Hỗ trợ từ FOTEKCO
FOTEKCO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát điều kiện trước khi nộp, xác định đúng bộ quản lý theo mã HS, soạn đơn đề nghị song ngữ Việt — Anh, chuẩn bị danh mục cơ sở sản xuất và theo hồ sơ đến khi có kết quả. Xem thêm các bài trong chuyên mục Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), hoặc liên hệ hotline ghi ở chân trang.
Căn cứ pháp lý: Luật Quản lý ngoại thương 2017; Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Điều 10, Điều 11, Phụ lục V); Thông tư 279/2016/TT-BTC; thủ tục hành chính công bố trên cổng thông tin Cục An toàn thực phẩm; Kết luận 114 của Bộ Chính trị ngày 09/11/2026. Bài viết cập nhật tháng 11/2026.
